Az árajánlat a kommunikáció eszköze. Egy már elkezdődött beszélgetés azon része, amely az első, vagy éppen sokadik kapcsolatfelvételt és árajánlatkérést követi, és amelynek ideális esetben egy megrendelés vagy szerződés formájában lesz folytatása.
Mint az emberek közötti kommunikáció esetén minden esetben, az árajánlat készítésénél is hasznos az empátia. A szolgáltatónak tisztában kell lennie a megrendelőnek az adott témában – esetünkben fényképészetben – való tájékozottságával, és a megrendelő számára érthető módon, az általa ismert kategóriákban gondolkodva kell foglamaznia. Az érthetőség mellett hasonló fontossággal bír az egyértelműség. Az árajánlat, és az annak alapján készült, vagy arra hivatkozó megrendelés egyfajta szerződés, ezért mindkét fél számára egyértelműen kell részleteznie a szolgáltatás egyes elemeit, és a kapcsolódó díjakat.
Egy jól felépített, struktúrált árajánlat a megrendelőben bizalmat ébreszt, és hozzájárulhat kommunikáció sikeres folytatásához.
Milyen tételek szerepeljenek egy árajánlatban?
Természetesen olyanok, amelyek a megrendelő szempontjából jelentőséggel bírnak. A BusinessPhoto által készített ajánlatokban például az alábbi tételek szoktak megjelenni:
- a fényképezés kreatív díja
- a fényképek felhasználási jogainak díja
- az utómunka díja
- a sminkelés díja
- asszisztencia díja
- speciális eszköz bérleti díja (pl. különleges jármú, speciális világítás, stb.)
- az utazás költsége (Budapesten kívüli helyszínek esetén)
- szállásköltség
- fényképek nyomtatásának költsége
- fényképek szállítási-, vagy postaköltsége
A felsorolt tételek mindegyike a megrendelők számára érthető, és általában elfogadható kategória. A legtöbb magyarázatot talán a fényképek felhasználási jogainak díja szokta igényelni. Ha ezzel kapcsolatban kérdés merül fel, akkor ismertetjük az editorial és reklám fotó közötti különbséget, és felhívjuk a figyelmet a stock fényképek (nem micro stock!) például földrajzi korlátozásoktól függő árazására.
Természetesen nem minden tétel szerepel minden árajánlatban, illetve szerződésben. Amennyiben egy ipari fotózás során nincs szükség sminkelésre, úgy értelemszerűen nem jelenik meg ilyen tétel az ajánlatban.
Mekkora legyen az ajánlatban szereplő ár?
Vagyis mit fedjen le a fényképészeti tevékenységért kapott díjazás a fotós szempontjából? Ennek a kérdésnek a megválaszolásához egy kicsit a pénzügy bugyraiba kell merülnünk.
Ha valaki fényképészeti tevékenységből tartja fenn magát, akkor célszerű úgy tekintenie magára és esetleges alkalmazottaira, mint egy vállalkozásra. Mint ilyennek vannak működési költségei (angolul Cost of Doing Business, röviden CDB), amelyeket – feltéve, hogy vállalkozását hosszabb ideig fenn kívánja tartani – bevételeiből fedeznie kell.
A működési költségek tételei között az alábbiak szerepelhetnek:
- bérköltség: bruttó bérköltség adóval, járulékokkal
Az alkalmazottak és a fotósnak saját bére és azok járulékos költségei. Igen a fotós saját bére is, hiszen nem ingyen dolgozik. - marketing és értékesítési költségek
Még az internet korában is felmerülnek marketing kiadások, mint például hirdetési díjak, promóciós anyagok elkészítése és nyomtatása, névjegyek készíttetése, kiállítás konferenciákon, stb. - fotós felszerelés pótlása, új felszerelés vásárlása
Természetesen fotós felszerelést nem kell minden évben vásárolnunk (persze jó lenne:-) ), de például a gépvázak 3-4 évente esedékes cseréjének egy évre jutó hányadát be kell kalkulálnunk. - fotós felszerelés karbantartása
“Ami elromolhat, az el is romlik.” És ha szükségünk van rá, akkor bizony meg kell javíttatnunk. Ha már túl vagyunk az eszköz garanciális idején, akkor bizony fizetnünk kell. - számítástechnikai felszerelés (hardver és szoftver egyaránt)
A fotós felszereléshez hasonlóan járjunk el a számítástechnikai eszközök esetében is. Egy 5 éves számítógépparkkal lehet, hogy versenyhátrányba kerülünk a számítógépükre többet és/vagy gyakrabban költő kollégáinkkal szemben. - webes jelenlét költségei
Ide tartoznak például a hosztolás, domain név fenntartás és weboldal fejlesztés költségei. Ezt a tételt betehetjük a marketing költségek alá is. Az eredmény nem változik. - internet kapcsolat költségei
Ezek a vezetékes és/vagy mobil internet elérés költségei. - telefonköltségek
- irodaszerek költsége
- postaköltség
- könyvelés és jogi tanácsadás költségei
A fotós vállalkozásnak is szüksége van könyvelőre. És a szerződés a könyvelővel szinte kötelező. Túl sok múlik egy elmulasztott adóbefizetésen, vagy hibás bevalláson. - közlekedés
A vállalkozás tulajdonában lévő jármű(vek) éves értékcsökkenése, karbantartása, bezinköltsége, valamint a bérelt jármű(vek) bérleti díja. Ide tartozik továbbá a BKV bérlet vagy jegy ára is. - iroda vagy stúdió bérlet
Ezt még akkor is kalkuláljuk bele, ha a fotós vállalkozás éppen a fotós tulajdonában lévő ingatlanban működik, mert egyrészt ez bármikor megváltozhat, másrészt az ingatlant (akár irodaként működő lakás az, vagy éppen fotóstúdió) ezidő alatt ki is lehetne adni, amit, mivel éppen mi dolgozunk benne, nem tudunk megtenni. - továbbképzés (könyvek, tanfolyamok)
Ha a fotós a piacon szeretne maradni, akkor elengedhetetlen, hogy folyamatosan képezze magát. - profit
Hiszen ez a célja a vállalkozásnak. Ha a vállalkozás bevételei csupán a költségeit fedezik, a vállalkozás nem képes növekedni. - adó
Nem szabad megfeledkeznünk róla, hogy az adókötelezettség nem csak az adó befizetéséből áll. Ennek a rendszeres bevallások elkészítése is fontos része.
A tételeket tervezhetjük egy évre, aztán a számolás könnyebbsége kedvéért leoszthatjuk hónapokra. Ezeket a tételeket rendszeresen, de legalább évente célszerű felülvizsgálni. Év végén már biztosan látszik, hogy az előző évben az egyes költségek hogyan alakultak valójában, és hogy milyen változások – például az adózásban – tervezhetőek a következő évre.
Ha megvan a havi működési költségünk, akkor godoljuk át, hogy a hónapból hány napot tervezünk effektív fényképezéssel tölteni (amikor nem utómunkával foglalkozunk, marketing anyagot készítünk vállalkozásunknak, vagy éppen tanfolyamon veszünk részt). A havi működési költségünket osszuk el a fényképezéssel töltendő napok számával. A kapott eredmény a fényképész napidíját mutatja.
Szerencsés esetben – de ezért a szerencséért sokat kell dolgoznunk – a működési költségek segítségével kiszámolt napidíj, és a részletesen elkészített árajánlat nagyságrendileg összhangban lesz egymással. Persze kisebb eltérések elképzelhetőek és elfogadhatóak, remélve, hogy az egyszer egyik, másszor másik irányú különbségek hosszú távon kiegyenlítődnek, és fotós vállalkozásunk sikeresen növekedhet tovább.
